Parti dall’attività che ti fa perdere più tempo

Ogni azienda con cui parliamo ha già una lista. Di solito è lunga, e di solito in cima c’è l’idea più entusiasmante uscita da qualche riunione. Un chatbot per i clienti, una dashboard per il consiglio di amministrazione, qualcosa che in una presentazione fa la sua figura.

Noi quella lista la mettiamo da parte per un momento e facciamo una domanda più noiosa: dove finiscono davvero le ore?

La domanda dietro il primo agente

Un agente è un software che gestisce un intero processo dall’inizio alla fine: sollecitare le fatture, inserire gli ordini, controllare i documenti. Quando serve una decisione umana, passa la palla a una persona. Il primo agente, quindi, va messo su un processo che si mangia tanto tempo e che oggi qualcuno fa ancora a mano.

Gran parte delle PMI e delle medie-grandi imprese manda avanti una bella fetta della giornata a colpi di email, fogli Excel e copia e incolla. Nessuno l’ha scelto. È cresciuto un rimedio alla volta, e dopo qualche anno è semplicemente il modo in cui si lavora. Queste attività in lista non ci finiscono quasi mai, perché nessuno le vede come un progetto. Sono un martedì qualunque.

Frequenza × sforzo

Lo strumento che usiamo per scegliere si disegna su un tovagliolo. Due assi: quante volte capita un’attività e quanto tempo richiede ogni volta. In sostanza, le ore sono una moltiplicata per l’altra.

Un’attività che capita una volta a trimestre e porta via una giornata è una seccatura, ma raramente è lì che se ne vanno le ore. Un’attività da pochi minuti che si ripete tutto il giorno invece si accumula in fretta, e nessuno se ne accorge perché non si presenta mai come un unico blocco di tempo.

A noi interessa l’angolo in alto a destra: le attività frequenti e lunghe. Ordini che arrivano per email e vanno ribattuti in un altro gestionale. Documenti di un sinistro che qualcuno legge riga per riga. Fatture da sollecitare ogni settimana. Il primo agente va lì.

Perché l’idea brillante può aspettare

Le idee della lista iniziale spesso sono buone. Solo che tendono a stare in basso a sinistra: cose che capitano di rado, o che richiedono poco tempo quando capitano. Costruirle per prime vuol dire investire lo sforzo dove il ritorno è più basso.

C’è anche un motivo pratico. È con il primo agente che un team impara a lavorare con gli agenti. Se si prende un’attività che tutti odiavano, le persone sentono la differenza nella propria settimana, e parlare del secondo diventa molto più facile.

Come troviamo l’angolo

Non puoi mettere su un grafico quello che non hai visto. Per questo ogni progetto parte da un assessment a pagamento: i nostri ingegneri si siedono accanto al tuo team, seguono il lavoro e segnano dove finiscono le ore. Il risultato è quella che chiamiamo la mappa. Ogni attività trova il suo posto sulla griglia Frequenza × sforzo, e di solito l’angolo in alto salta subito all’occhio.

Di solito, perché a volte lassù ci sono due o tre attività vicine. Allora guardiamo cos’altro tocca ciascuna, e dove cadrebbe il passaggio a una persona. Tende a partire per prima quella con la linea più netta.

Poi il prossimo

Quando il primo agente è in funzione, torniamo alla mappa. Il Coreform OS la tiene aggiornata man mano che impariamo, e col tempo indica dove mettere il prossimo agente. Un processo alla volta, ripartendo ogni volta dall’angolo che ti costa più ore.

Ogni agente rende anche più veloce costruire il successivo, perché gli agenti che abbiamo già costruito vengono adattati alla tua azienda invece di ripartire da zero. Per questo l’ordine conta: il primo agente recupera più ore di tutti, e spiana la strada a quelli che vengono dopo.

Se vuoi sapere dov’è il tuo angolo, prenota una call con uno dei nostri fondatori, oppure inizia con l’assessment.